Kako izbrati kakovostnega izvajalca računovodskih storitev
Računovodenje poteka v vsakem podjetju, tudi pri sobodajalcih. Lahko ga izvaja podjetnik sam, lahko ima zaposlenega svojega računovodjo, lahko pa se odloči za najpogostejšo rešitev – izbere računovodski servis. Ena izmed nalog računovodstva je posredovanje informacij ter poročanje zunanjim in notranjim uporabnikom, vendar pa imate podjetniki še druge izzive, povezane s spremljanjem poslovanja. Potrebujete predvsem koristne in pravočasne informacije, na podlagi katerih se boste lažje odločali, zato izpostavljamo še nekaj ključnih vprašanj, ki si jih je smiselno zastaviti pred najemom izvajalca računovodskih storitev.
Katera so tista vprašanja, ki si jih morate podjetniki še zastaviti?
Ali bom imel vpogled v svoje podatke?
Podjetniki pogosto najamejo izvajalca računovodskih storitev, ki jim sicer korektno vnese vse podatke (prejete in izdane račune) v računovodski program ter jih decembra ali pozneje obvesti o tem, koliko davka bo moralo podjetje plačati v naslednjem letu. Če računovodstvo ne pošilja rednih poročil, direktorji nimajo stalnega vpogleda v poslovanje podjetja, vsako medletno bilanco pa jim računovodski servis (verjetno) zaračuna.
Ali bom imel na razpolago prave informacije?
Danes računovodski servisi večinoma skrbijo za zunanje poročanje, pri čemer poročajo predvsem državi. Te informacije pa so za podjetnike premalo temeljite in jim ne dajejo pravega sporočila o poslovanju podjetja. Zato je koristno, da računovodstvo pripravlja tudi taka poročila, ki opozarjajo na nevarnosti ali priložnosti.
Ali me bo računovodja opozarjal na napake v poslovanju?
Če želite biti zares zadovoljni s storitvami izbranega računovodje, mu dovolite, da spremlja vaše poslovanje. Naj (zares) pregleda vaše izdane in prejete račune ter vam svetuje, kako in na kakšen način lahko (v prihodnje) optimizirate poslovanje; tudi z vidika davčnih olajšav. Smiselno je, da vas računovodstvo na napake sproti opozarja.
Ali bom imel dostop do podatkov tudi izven pisarne?
Moderni in fleksibilni podjetniki se vse bolj zavedajo pomena nenehnega dostopa do informacij prek telefona ali tabličnega računalnika – toliko bolj, če veliko potujejo ali pogosto opravljajo delo izven pisarne. Če spadate med take, preverite, ali računovodski sistem izbranega računovodstva to omogoča.
Ali so moji podatki varno shranjeni?
Računovodstvu zaupate občutljive podatke o poslovanju, zato je zelo pomembno, da vprašate naslednje: kakšen program za obdelavo podatkov uporablja, na kakšen način mu jih boste dostavljali in kako poskrbi za njihovo varnost. Pozor: pošiljanje računov in pomembnih dokumentov prek nezaščitene e-pošte ni najbolj varna različica poslovanja. S sočasnim vpogledom v isti sistem pa se onemogoči pretakanje podatkov po drugih poteh.
Kje in kako shranjujejo moje dokumente?
T. i. »peš sistemi« omogočajo le en varen dokumentni sistem in to je kovinski, protivlomen in požarno varen zabojnik. Preverite, ali ga imajo! Elegantnejša različica je računovodsko-poslovni program, ki omogoča varno elektronsko shranjevanje podatkov. V takem primeru (lahko) originalne dokumente hranite pri sebi, lahko pa jih ima računovodja, vendar mora zagotoviti varno shranjevanje na strežniku in v oblaku, do katerega imate dostop tudi vi.
Kako do dobrega sodelovanja z računovodskim servisom?
Izberite tak računovodsko-poslovni program, ki ga uporablja tudi vaš računovodski servis in bo omogočal stalen vpogled v vaše poslovanje. Tovrstni programi omogočajo veliko boljše sodelovanje med podjetjem in računovodskim servisom:
• Podjetje (lahko) s pomočjo programa izdaja račune, pripravlja potne naloge, zajema prejete račune ter jih na tak način tudi arhivira.
• Računovodjo v sistemu že čakajo prejeti in izdani računi, ki jih samo pravilno poknjiži in preveri, podjetnik pa ima vpogled v poslovanje podjetja.
Poskrbite tudi, da računovodstvu ne bo treba ročno vnašati računov. S tem mu boste prihranili veliko časa, ki naj ga nameni pregledu vašega poslovanja ter svetovanju o prihodnosti vašega podjetja.
Kako lahko podjetnik podpre izvajanje računovodskih storitev?
– Izda račun s pomočjo programa, ki se zapiše neposredno v sistem.
– Zajame dokument s skenerjem ali telefonom, ga pošlje v sistem, ki ga pravilno zabeleži, računovodja pa račun le poknjiži.
– Dejavnosti izvaja sproti in tako dobi takojšen vpogled v svoje poslovanje.
– Računovodstvo se tako lahko posveti tudi strokovnim vprašanjem, ki se nanašajo na širše poslovanje podjetja.
Na trgu obstajajo računovodsko-poslovni programi, ki omogočajo hitro in učinkovito opravljanje rutinskih del. Podjetniki lahko s pravim programom in lastno proaktivnostjo računovodstvu prihranijo veliko knjigovodskega dela in mu tako omogočijo, da se raje posveti analizi poslovanja in svetovanju, kar je tudi njegova glavna naloga.
In vendar se dogaja, da tako pomembno dejavnost znotraj podjetja zaupamo nepreverjenim osebam ali premalo usposobljenemu računovodskemu servisu. Toda kako izbrati pravega med tistimi, ki ponujajo računovodske storitve? Pri tem so vam lahko v pomoč vaši odgovori na nekaj ključnih vprašanj, ki si jih je pametno zastaviti pred končno odločitvijo za računovodski servis.
Dodatno razlago, zakaj si je pametno zastaviti ta vprašanja, najdete na spletni strani Zbornice računovodskih storitev.
1. Katere storitve nudi izvajalec računovodskih storitev?
2. Ali ima izvajalec računovodskih storitev zavarovano poklicno odgovornost?
3. Ali ima izvajalec računovodskih storitev že stranko iz dejavnosti, s katero se ukvarja moje podjetje?
4. Ali kot stranka dobim svojega skrbnika?
5. Ali je računovodenje osnovna dejavnost izvajalca računovodskih storitev?
6. Kakšne računovodske programe uporabljajo pri izvajalcu računovodskih storitev?
7. Ali izvajalec računovodskih storitev posluje skladno s poslovno etiko in kodeksom stanovske organizacije?
8. Ali je izvajalec računovodskih storitev član katere od stanovskih organizacij?
9. Na kakšen način pri izvajalcu računovodskih storitev skrbijo za varnost poslovnih in osebnih podatkov?
10. Na kakšen način pri izvajalcu računovodskih storitev skrbijo za varstvo dokumentnega sistema?
Blog zapis pripravil: PRONET Kranj d.o.o., http://accbox.net
