Ali izgled računa vpliva na to, kako me gosti vidijo?
Sobodajalci, še posebej tisti, ki vso delo (od sprejemanja gostov, čiščenja apartmajev, pranja posteljnine, priprava košaric dobrodošlice, priprava poročil za zunanje inštitucije)opravljajo sami, se pogosto pritožujejo, da imajo enostavno premalo časa. Kar je povsem razumljivo. Če bi se vsaj lahko osredotočili na tiste aktivnosti, ki jim dejansko prinašajo zaslužek, ne pa izgubljali čas s papirji in birokracijo…
Da bi prišli do več časa je ključ v tem, da se rutinska opravila čim bolj avtomatizira.
Eno izmed opravil, ki je izredno zamudno je tudi priprava in izdajanje faktur. S tem opravilom sobodajalci pogosto odlašajo, saj gre za neprijetno delo. In posledično se nemalokrat zgodi, da račun celo pozabijo napisati oz. izdati! Pregledovanje razpredelnic in spletnih rezervacijskih portalov, iskanje podatkov o gostih, vpisovanje zneskov, preračunavanje turistične takse ipd. pač ni opis dela, ki bi bilo posebej privlačno. Predvsem pa je zamudno – še posebej, če za pripravo računov uporabljate Word ali Excel (pa tudi v marsikateri poslovni rešitvi opravilo ni nič kaj prijetnejše).
Marsikdo račune še vedno piše na roko (npr. v vezano knjigo računov), kar pa potem pomeni tudi pretipkavanje v davčno blagajno.
Toliko truda, potem pa račun na koncu še ne izgleda, kot bi želeli… Ste kdaj pomislili, da je oblika računa, ki ga izročite gostu, pomembna? Da s tem ustvarite vtis profesionalnosti, kar posledično vpliva tudi na to, kako vas (in vaše podjetje) stranka dojema?
Profesionalnost ni oznaka, ki jo daš sam sebi – je opis, ki upaš, da ga bodo zate uporabili drugi.
David Maister
Primer iz prakse:
Pred kratkim sva z ženo bivala v prelepem apartmaju v Portorožu, kjer sva si privoščila vikend oddih in pobeg iz vsakdana. Ker sva bivala v Sloveniji, sva se za rezervacijo z gostiteljem dogovorila kar po elektronski pošti. Vse lepo in prav, dokler nisem prejel račun. Račun je prišel v obliki Excelove razpredelnice in je vseboval nič manj kot 4 napake – med drugimi tudi datum bivanja v najetem apartmaju. Odziv podjetja na moje opozorilo je bilo: “Joj, to je pa ostalo še od prejšnjega izdanega računa in smo pozabili popraviti”. Ni veliko manjkalo, da bi prišlo do napake, ki bi bistveno vplivala na zadovoljstvo stranke (in že ta izkušnja mi ni vlila veliko zaupanja). Vse to le zato, ker račune izdajajo v Excelovih tabelah…
Profesionalni izgled računa pri stranki vzbudi občutek kredibilnosti, zaupanja in stabilnosti. Odpravi pa tudi možnost napak pri izdaji fakture.
Kakšne so torej koristi profesionalno pripravljenega računa?
- Povečana prepoznavnost podjetja: Podjetja zapravljajo ogromne vsote denarja, da bi povečala prepoznavnost svoje blagovne znamke. Oglašujejo na plakatih, letakih, spletnih straneh, logotipe tiskajo na pisala, bloke in majice. Za celovito grafično podobo podjetja je torej smiselno, da ne pozabijo tudi na “brandiranje” izdanih računov.
- Višja prioriteta pri plačilih: Stranka bo svoj denar raje namenila podjetju, od katerega je prijela račun, ki je pregleden, jasen in izgleda, kot da ga je pripravilo izkušeno podjetje, ki ve kaj dela.
- Izkoristek ostalih funkcionalnosti, ki jih ponuja rešitev: Nekatere poslovne rešitve (tudi AccountingBox) omogočajo nastavitev direktnih bremenitev in/ali periodičnega izdajanja računov. Torej v primeru, ko neko storitev za isto stranko obračunate večkrat (npr. 1x na mesec), za to poskrbi sistem sam, avtomatično.
Ampak kako se tak sistem uporablja?
Sistemi za izdajo računov so danes tako preprosti, da delo z njimi ne zahteva več naprednega računalniškega znanja. Vse kar potrebujete je dostop do interneta.
Primer oz. navodila za izdajo računa, si lahko ogledate v aplikaciji Accounting Box.
Na kakšne načine lahko še vplivamo na to, da nas stranke dojemajo kot profesionalno in vrhunsko podjetje?
Pristopov je mnogo, na tem mestu pa izpostavimo dva izmed njih, o katerih smo že govorili:
- Uporabljajte elektronsko pošto s profesionalno domeno:
- Upoštevajte 4 nasvete za profesionalno predstavitev: Ne osredotočajte se na opisovanje svojega izdelka ali storitve, ampak poslušajte stranko in iščite odgovore na njihove probleme.
Za vas smo pripravili kratek vodič, ki razlaga 7 vprašanj, ki si jih morate zastaviti pred izbiro poslovno-računovodskega programa. Brezplačno ga lahko prenesete s klikom na povezavo.
Pripravil: PRONET Kranj, d.o.o.
